Hoe aan de verwachtingen voldoen?

Zodra de prioriteiten zijn vastgesteld, moeten bedrijven actie ondernemen om ze aan te pakken. Welke acties gepast zijn, hangt af van hoe bedrijven beïnvloed worden door (potentiële) negatieve effecten. Volgens de OESO en de UNGP's moeten bedrijven die rechtstreeks nadelige gevolgen veroorzaken of daartoe bijdragen onmiddellijk actie ondernemen om de schade te stoppen, te voorkomen of - indien nodig - te herstellen. Als bedrijven er bijvoorbeeld niet in slagen om werknemers die met gevaarlijke chemische stoffen werken van de juiste gezondheids- en veiligheidsuitrusting te voorzien, moeten ze de activiteiten die acute gevolgen voor de gezondheid en veiligheid hebben (tijdelijk) stopzetten totdat de situatie is rechtgezet.

Als bedrijven via zakenpartners te maken hebben met (mogelijke) nadelige gevolgen - bijvoorbeeld een leverancier die met onderaannemers werkt met ongedocumenteerde migranten in dienst die tegen zeer lage lonen werken - dan moeten ze proberen invloed uit te oefenen op deze zakenpartners om ervoor te zorgen dat ze passende maatregelen nemen om schade te voorkomen. Bedrijven kunnen op verschillende manieren invloed uitoefenen. Hier richten we ons op vier belangrijke trajecten:

1. Druk via contracten: Mensenrechtenclausules kunnen worden opgenomen in contracten en leverancierscodes. Clausules zijn het meest effectief als ze worden ondersteund door geloofwaardige monitoring en herstelmaatregelen en als ze een gedeelde verantwoordelijkheid tussen kopers en leveranciers weerspiegelen.
2. Inkoopkracht: Aankopen kunnen worden gebruikt om mensenrechten te bevorderen. Hoewel sommige bedrijven ervoor kunnen kiezen om geen zaken te doen met leveranciers met een hoog risico, leidt dit zelden tot een verbetering van de omstandigheden ter plaatse en zou dit het laatste redmiddel moeten zijn. In plaats daarvan kunnen betrokkenheid van leveranciers en positieve prikkels, zoals betere betalingsvoorwaarden of de status van voorkeursleverancier, effectiever zijn.
3. Capaciteitsopbouw: Bedrijven kunnen toeleveranciers ondersteunen door gerichte ondersteuning aan te bieden, zoals trainingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, of trainingen over het bewustzijn van mensenrechten. Dit helpt bij het opbouwen van lokale capaciteit om risico's te voorkomen en aan te pakken.
4. Collectieve actie: In plaats van alleen te werken, kunnen bedrijven hun invloed vergroten door samen te werken met anderen, via sectorinitiatieven, multi-stakeholder platforms of partnerschappen met vakbonden en ngo's.

De standaardpraktijk is lange tijd geweest om te vertrouwen op traject 1-top-down contractuele vereisten die al dan niet kunnen worden afgedwongen door middel van audits, soms gecombineerd met traject 2-integratie van mensenrechten in het inkoop- en leveranciersmanagement. In sommige sectoren (bijv. de goudindustrie) heeft due diligence geleid tot het vermijden van risico's, waarbij bedrijven risicovolle actoren zoals ambachtelijke mijnwerkers mijden.

De laatste jaren groeit het besef dat top-down due diligence-benaderingen, waarbij de handhaving eenzijdig op de toeleveranciers wordt afgewenteld, niet doeltreffend zijn om de risico's voor de mensenrechten te beperken. Deze benaderingen sluiten trajecten 1 en 2 niet uit, maar verschuiven de balans naar trajecten 3 en 4 door de nadruk te leggen op lastenverdeling, verantwoord contracteren, samenwerking met belanghebbenden en capaciteitsopbouw. Bovendien wordt steeds meer erkend dat wanneer zakenrelaties opzeggen onvermijdelijk is, dit gebaseerd moet zijn op duidelijke criteria, na oprechte inspanningen om de schade te beperken en met aandacht voor mogelijke gevolgen voor betrokken belanghebbenden.

De OESO-leidraad en de UNGP's onderstrepen hoe belangrijk het is om de effectiviteit te volgen van bedrijfsacties om mensenrechtenrisico's aan te pakken. Sociale audits blijven het meest gebruikte instrument om de naleving van mensenrechten in waardeketens te monitoren. Audits kunnen bedrijven helpen meer inzicht te krijgen in meer zichtbare mensenrechtenkwesties, zoals naleving van gezondheids- en veiligheidsstandaarden. Toch krijgen ze steeds meer kritiek omdat ze oppervlakkig zijn, weinig plaatsvinden en gevoelig zijn voor belangenconflicten. In veel gevallen bevatten sociale audits geen zinvolle input van (mogelijk) betrokken belanghebbenden. Bovendien kunnen audits ook duur en belastend zijn, vooral voor kmo's.

Daarom groeit de belangstelling voor alternatieve bewakingsmechanismen. Aan de ene kant zijn er monitoringinitiatieven die de betrokken belanghebbenden (met name werknemers) centraal stellen bij de monitoringinspanningen. Aan de andere kant is er een groeiende belangstelling voor het gebruik van digitale bewakingstools.

Zelfs als bedrijven te goeder trouw aan due diligence doen, kunnen ze toch in verband worden gebracht met nadelige gevolgen voor de mensenrechten. In dergelijke gevallen wordt van hen verwacht dat ze helpen om de schade te herstellen. Ook hier hangt het gepaste herstel af van het type en de mate van betrokkenheid. Als een bedrijf direct negatieve effecten veroorzaakt of daartoe bijdraagt, wordt verwacht dat het direct toegang biedt tot herstel of daaraan bijdraagt. Als een bedrijf via een derde partij betrokken is bij een effect, moet het proberen een druk uit te oefenen om herstel door deze derde partij aan te moedigen en te ondersteunen.

Herstel kan verschillende vormen aannemen (niet uitputtend):

• Financiële schadeloosstelling (bijv. voor onbetaald loon of medische kosten);
• Rehabilitatie en herstel (bijv. gemeenschappen weer toegang geven tot water of land);
• Publieke verontschuldigingen en erkenning van schade;
• Veranderingen in beleid of praktijken (bijv. het beëindigen van uitbuitende aankooppraktijken).

Wat de vorm ook is, herstel moet altijd gebaseerd zijn op samenwerking met de betrokken belanghebbenden. Dit betekent dat werknemers, gemeenschappen of consumenten betrokken moeten worden bij het identificeren van passende resultaten, in plaats van alleen maar oplossingen op te leggen.

Communicatie is de sleutel tot het opbouwen van vertrouwen en het bevorderen van de dialoog. Hoewel communicatie steeds meer wordt gelijkgesteld aan formele rapportage, mogen bedrijven bredere, voortdurende communicatie-inspanningen niet uit het oog verliezen.

Wat en hoe een bedrijf moet communiceren, hangt af van de context en het publiek. Hoewel communicatie-inspanningen meer of minder uitgebreid kunnen zijn, zijn de belangrijkste elementen onder andere:

• Een publiek engagement naar mensenrechten toe;
• Een uitleg van (potentiële) gevolgen waarmee het bedrijf in verband kan worden gebracht en hoe deze worden geïdentificeerd;
• Een overzicht van hoe het bedrijf deze risico's probeert aan te pakken.

Bedrijven kunnen verschillende communicatiekanalen gebruiken. Als algemene regel geldt dat communicatie toegankelijk moet zijn voor degenen die mogelijk invloed ondervinden van de activiteiten van het bedrijf.

• Een speciale sectie in een formeel duurzaamheidsrapport, al dan niet afgestemd op de standaarden voor duurzaamheidsrapportage
• Een speciale sectie op de website van het bedrijf;
• Gerichte communicatie met belanghebbenden, zoals op maat gemaakte updates voor werknemers of zakenpartners;
• Briefings voor investeerders;
• Klantgerichte communicatie, zoals posts op sociale media.

De OESO benadrukt dat verantwoordelijk zakelijk gedrag moet worden ingebed in de manier waarop bedrijven werken. Dit betekent due diligence integreren in beleid, structuren en managementsystemen. Integratie omvat meestal verschillende componenten:

1. Duidelijke beleidstoezeggingen ontwikkelen over mensenrechten die op het hoogste niveau zijn goedgekeurd, die verwijzen naar belangrijke internationale standaarden en die publiekelijk worden gecommuniceerd.
2. Verantwoordelijkheid toewijzen. Er moet een persoon of team worden aangewezen om toezicht te houden op de implementatie van due diligence. Idealiter valt due diligence niet onder de verantwoordelijkheid van één afdeling, maar wordt er samengewerkt tussen verschillende afdelingen, waaronder duurzaamheid, juridisch/compliance, risicobeheer, aankoop, HR en operations. In kleinere bedrijven kan dit worden gedaan door één persoon die meerdere petten opzet. In beide gevallen moet het verantwoordelijke personeel over voldoende middelen en ondersteuning beschikken om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen.
3. Leiderschap betrekken. Leiderschap speelt een belangrijke rol om de toon te zetten en ervoor te zorgen dat respect voor mensenrechten onderdeel wordt van de bedrijfscultuur. Leiders moeten inzicht hebben in de belangrijkste risico's van het bedrijf op het gebied van mensenrechten en moeten hun inzet tonen om deze risico's aan te pakken, bijvoorbeeld in openbare verklaringen of door de juiste interne incentives te creëren.
4. Due diligence inbedden in de dagelijkse activiteiten. Daarvoor moet risico-identificatie en -beperking worden geïntegreerd in belangrijke bedrijfsprocessen, zoals aankoop, fusies of productontwerp. Het betekent ook het regelmatig delen van informatie tussen afdelingen.
5. Due diligence integreren in managementsystemen. Due diligence moet met name worden afgestemd op risicomanagementsystemen en rapportageprocessen van de onderneming, waar deze aanwezig zijn.